Ob Konzert, Tagung oder Mitgliederversammlung, fast alle Veranstaltungen wurden im letzten Jahr abgesagt. Die Corona-Pandemie hatte und hat die Veranstaltungsbranche fest im Griff. Zu welchem Zeitpunkt und zu welchen Bedingungen große Veranstaltungen wieder stattfinden können, kann keiner mit Sicherheit sagen. Planungssicherheit bietet hingegen ein Livestream. Aber bei einer mehrtägigen Konferenz haben Sie bei einer virtuellen Übertragung nicht nur Sicherheit, sondern Sie und Ihre Teilnehmer sparen auch eine Menge Zeit.
Mehrtägiger Kongress mit internationalen Experten
Nehmen wir an, Sie planen einen mehrtägigen Kongress mit 350 Teilnehmern. An jedem Tag gibt es mehrere Vorträge, Panels und Diskussionen. Neben Ihren Mitarbeitern laden Sie international anerkannte Experten ein. Für den Kongress haben Sie die ideale Location in München gefunden.
Nun sind aber wahrscheinlich nur ein Teil der geladenen Gäste in München zu Hause. Der Rest muss aus dem ganzen Bundesgebiet anreisen und mindestens eine Nacht in einem Hotel verbringen. Das bedeutet: ein passendes Hotel finden, dass sich in der Nähe der Location befindet, und Koffer packen.
Anreise als größter Zeitfresser
Der größte Zeitfresser ist ohne Frage die Anreise. Wer mit dem Zug anreist, muss mit Verspätungen und Ausfällen rechnen. Auch Anschlüsse werden häufig nicht rechtzeitig erreicht. Ist man am Zielort angekommen, also in unserem Beispiel München, muss man die passende S-Bahn, U-Bahn oder Tram-Verbindung suchen. Auch das richtige Ticket kann manche vor einer Herausforderung stellen
Blechlawine statt freie Fahrt
Vor allem in Pandemiezeiten setzen viele lieber auf den eigenen Pkw. Doch auch bei der Anreise mit dem Auto muss genügend Puffer eingeplant werden. Denn München ist die Stau-Hauptstadt Nummer 1 in Deutschland. Aber in anderen deutschen Städten herrscht ebenfalls vielerorts Blechlawine statt freie Fahrt. Nicht jedes Hotel oder jede Kongresslocation hat genügend Parkplätze für alle Teilnehmer. Somit muss eventuell noch ein Parkplatz gesucht wird, ebenfalls ein Zeitfaktor.
Teilnehmer aus dem Ausland reisen womöglich mit dem Flugzeug an. Der Weg zum Flughafen, der Check-In und die Gepäckaufgabe können je nach Passagieraufkommen mehrere Stunden dauern. Wenn der Teilnehmer in München angekommen ist, muss er sich noch um ein Taxi, ein Auto oder öffentliche Verkehrsmittel bemühen. Das kostet alles Zeit.
Zeit ist zu wertvoll, um sie beim Warten zu verlieren
Bisher haben wir nur die Zeitfresser bei einer Anreise aufgezählt. Jetzt gibt es aber während einer Konferenz, einer Tagung oder einem Kongress noch mehr Punkte, die wertvolle Zeit kosten. Der Kongress startet beispielsweise später, da es nicht alle Teilnehmer rechtzeitig zur Location geschafft haben. Bei einem Kongress gibt es zudem immer Pausen, in denen natürlich gegessen und genetzwerkt wird, aber eben auch gewartet wird. Ist die Tagung zu Ende, geht es zurück zum Hotel. Nach einem stressigen Tag fällt man müde ins Bett, denn am nächsten Tag geht dasselbe Programm wieder von vorne los.
Livestream spart Zeit und Geld
Um an einem Livestream teilzunehmen, brauchen die Teilnehmer, Speaker und Gäste deutlich weniger Zeit. Statt der Anreise mit dem Auto, Zug oder Flugzeug kann bequem von daheim oder aus dem Büro an dem Kongress virtuell teilgenommen werden. Per Mail verschickt beispielsweise der Veranstalter einen Link für den Livestream. Als Veranstalter sparen Sie nicht nur Zeit, wenn Sie einen Livestream einer Präsenzveranstaltung den Vorzug geben, sondern auch Geld. Zu diesem Thema haben wir einen weiteren Artikel verfasst: Livestream als kostengünstige Alternative zur Präsenzveranstaltung.
Hybrid-Veranstaltung als Mittelweg
Neben einen reinen virtuellen Livestream gibt es auch die Möglichkeit einer Hybrid-Veranstaltung. Ein Teil der Gäste ist dabei vor Ort, der andere Teil ist online zugeschalten. Eine Hybrid-Veranstaltung kann auch unter Berücksichtigung der aktuellen Hygeniemaßnahmen und Abstandsregeln stattfinden. So entschied sich beispielsweise der Landesverband Bauernhof- und Landurlaub Bayern e.V. für eine Hybrid-Veranstaltung.
Wir sind die Experten für Livestreams und beraten Sie gerne bei der Konzeption, Umsetzung und Planung Ihres virtuellen Events. Kontaktieren Sie uns unter Telefon 089 41 41 453 10 oder schreiben Sie uns unter hello@prankl.org.
