Bei den Planungen für einen Messeauftritt sind die Kosten ein großer Entscheidungsfaktor. Der Verband der deutschen Messewirtschaft (AUMA) beziffert die Ausgaben für Aussteller auf 7,79 Milliarden Euro für ein durchschnittliches Messejahr in Deutschland. Die AUMA hat die Ausgaben der einzelnen Positionen aufgeschlüsselt:
- Standbau und -Montage, Transport, Versicherung, Reinigung, Bewachung, sonstige Dienstleistungen usw.: 30,8%
- Standmiete (inkl.Umlagen): 20,7%
- Unternehmensinterne Personalkosten für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Messebeteiligungen: 16,3%
- Übernachtung und Verpflegung: 12,6%
- Reisekosten (inkl. Nahverkehr): 10,2%
- Sonstige Ausgaben (z.B. Werbung, Gästebewirtung): 6,7%
- Einkäufe, Freizeit, Unterhaltung: 2,7%
Die Kosten eines Messestands ergeben sich also aus vielen unterschiedlichen Bestandteilen. Der zweitgrößte Punkt, die Standmiete, ist auf großen Messen wie der Bauma oder IFA um einiges höher als bei kleineren, regionalen Messen. Als Richtwert gelten für B2B-Messen etwa 150 bis 200 Quadratmeter Standfläche. Je größer der Messestand ist, desto höher sind die Kosten für den Standbau und Ausstattung. Bei größeren Ständen steigen zudem die Personalkosten, da mehr Mitarbeiter zur Betreuung benötigt werden.
Rechnen wir einmal die Durchschnittskosten eines Messestandes mit 40 Quadratmeter Standfläche aus. Dabei gehen wir davon aus, dass ein eigener Messestand schon vorhanden ist.
Bei einer Standmiete von 200 Euro pro Quadratmeter werden 8.000 Euro fällig. Dazu kommen noch Energieversorgung und weitere Grundkosten von etwa 1.000 Euro dazu. Für die Standausstattung und Gestaltung rechnen wir mit jeweils ungefähr 2.000 Euro. Werden noch 4 Hosts für den Stand engagiert, fallen durchschnittlich etwa 600 Euro an. Daneben benötigt jeder Stand Werbemittel wie Flyer, Stoffbeutel und Kugelschreiber im Wert von 3.000 Euro. Die Personalkosten belaufen sich auf rund 5.500 Euro, dazu kommen noch Hotel- und Reisekosten im Wert von 3.000 Euro und Verpflegung für 400 Euro.
Alles in allem kostet ein 40 Quadratmeter großer Messestand durchschnittlich das Unternehmen 25.500 Euro.
Eine Summe, die das Unternehmen erst einmal in die Hand nehmen muss. Doch eine Garantie, dass die Kosten durch neu abgeschlossene Aufträge auf der Messe ausgeglichen werden, hat kein Unternehmen. Daneben können noch weitere Kosten anfallen, zum Beispiel, wenn Catering auch für die Besucher angeboten wird.
