Datenschutz spielt immer eine Rolle, wenn personenbezogene Daten erhoben werden. Und das ist eigentlich fast immer der Fall bei einer Aktivität im Internet. Bei einer Messe müssen ebenfalls datenschutzrechtliche Vorgaben eingehalten werden. Deswegen sollte das Thema Datenschutz von Anfang an bei den Planungen berücksichtigt werden, damit der Livestream rechtssicher wird und es am Ende keine bösen Überraschungen gibt.
Der wohl wichtigste Artikel der Datenschutzgrundverordnung DSGVO ist Nr. 5: Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten. In diesem Absatz werden die Grundprinzipien der Datenverarbeitung aufgezeigt. Ein Punkt ist besonders wichtig: die Datensparsamkeit. Das heißt, es dürfen nur Daten erhoben werden, die wirklich benötigt werden. Bezogen auf das Thema Livestream auf einer Messe ist hier beispielsweise ein Kontaktformular auf der Landingpage entscheidend. Bei der Erstellung des Formulars sollte man sich Gedanken machen, welche Daten wirklich relevant sind für eine Registrierung. Dazu braucht es eigentlich nur die Mail-Adresse und eventuell noch den Firmennamen, Name und Wohnort sind eigentlich unerheblich.
Des Weiteren ist im Artikel 5 der DSGVO noch festgelegt, dass Daten verschlüsselt werden müssen. Außerdem sollten nur Personen auf das Registrierungsformular Zugriff haben, die mit der Organistion der Veranstaltung betraut sind.
Datenschutz auch beim Übertragungstool beachten
Bei einem Livestream von einem Messestand braucht es ein geeignetes Übertragungstool. Es gibt mehrere Möglichkeiten und Optionen: kostenlose Tools wie YouTube oder eine für das Event erstellte Landingpage. Neben der Frage des Budgets spielt das Thema Datenschutz eine wichtige Rolle bei der Entscheidung. Wer auf Nummer sicher gehen will, setzt auf eine eigene Landingpage, die DSGVO-konform ist. Denn bei Youtube und anderen kostenlosen Tools stehen die Server meist in den USA. Wie die Daten genau verarbeitet werden und wofür sie eventuell benutzt werden, ist hier teilweise nicht transparent genug.
Ein weiterer Vorteil einer eigenen Landingpage: die Datenschutzerklärung kann einfach integriert werden. Denn jeder, der personenbezogene Daten erhebt und verarbeitet, muss eine Datenschutzerklärung veröffentlichen. Dort ist festgelegt, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden, wie lange sie gespeichert werden und welche Tools zum Einsatz kommen. Werden die gesammelten Daten im Nachgang für Marketingzwecke benutzt, muss dies in der Erklärung erwähnt werden.
Diese vier Punkte sind Eckpunkte, die bei der Planung eines jeden Events zu berücksichtigen sind. Das trifft auch bei einem Livestream von einem Messestand zu. Zur Absicherung sollte auf jeden Fall in den Vorplanungen ein Datenschutzbeauftragter involviert werden. Entweder aus dem eigenen Unternehmen oder von einer Livestream-Agentur, die in diesen Fällen schon reichlich Erfahrungen sammeln konnte.
