Welche Lösungen es trotz Versammlungsverbot gibt
Versammlungen dürfen nicht stattfinden und müssen doch stattfinden. Livestream ist die Lösung, die sich spätestens seit Sommer 2020 in allen Bereichen etabliert hat. Livestream ist nicht nur salonfähig geworden, sondern entwickelt seine volle Kommunikationskraft. Das spiegeln uns auch unsere Kunden wieder. Dazu zählen unter anderem die Stadtsparkasse München und das Bayerische Staatsministerium für Familie, Arbeit und Soziales.
Mehr Teilnehmer im Livestream als vor Ort
Dass Corona auch etwas positives hat, lässt sich gerade im Bereich Personalwesen schwer herleiten. Dennoch: Der Switch von “Vor-Ort-Personalversammlungen” auf Online Formate hat zu mehr Teilnahme und höheren Zuschauerzahlen gesorgt. Das ist doch mal eine gute Nachricht! Unsere Kunden berichten, dass in vielen Fällen 50% mehr Zuschauer Online zugeschaltet sind, als bei Veranstaltungen vor Ort – also vor 2020 anwesend waren.
Somit lassen sich Botschaften und Themen besser kommunizieren als bisher. Weniger Flurfunk, mehr direkte Kommunikation trotz Distanz. Klingt nach einem Paradoxon, ist es aber nicht!
Überwinden: Technische Hürden bei Personalversammlungen im Livestream
Während der Corona Pandemie haben sich Arbeitsweisen und Arbeitsplatz-Orte immer wieder verändert. Wir unterscheiden:
• Alle Mitarbeiter im Homeoffice mit “privaten Endgeräten” oder “offenen Endgeräten”
• Mitarbeiter im Homeoffice verbunden via VPN
• Alle Mitarbeiter vor Ort z.b. in einem oder mehreren Gebäuden
• 50 / 50
• Wer weiß das schon?
Wir wollen im folgenden auf die einzelnen Situationen eingehen, da diese jeweils komplett unterschiedliche Herausforderungen bei der Übertragung einer Personalversammlung als Livestream mit sich bringen. In unseren Beitrag “Livestream Personalversammlung: Stadtsparkasse München und Ministerium setzen auf Stream1” erfahren Sie anhand konkreter Beispiele, wie zwei Personalversammlungen als Videoübertragungen stattgefunden haben.
Alle Mitarbeiter im Homeoffice mit “privaten Endgeräten” oder “offenen Endgeräten”
Diese Situation ist eigentlich “relativ” einfach. Wir lösen es so: Wir übertragen einen Livestream über die Server von unserem Partner www.livestream-server.de. Mit einer Kapazität von bis zu 20.000 Zuschauerplätzen können wir damit alle “typischen” Anfragen unserer Kunden beantworten.
Mögliche Probleme: Der “Flaschenhals” bei dieser Variante liegt ggf. in der schlechten Internetverbindung im Homeoffice. Ansonsten ist hier eine reibungslose Übertragung zu erwarten.
Mitarbeiter im Homeoffice verbunden via VPN
In dieser Variante ist es so, dass sich ja alle Mitarbeiter über VPN mit Ihren Servern verbinden. Der Flaschenhals besteht somit im VPN Server. Pro Video-Stream ist mit einer Bandbreite von ca. 3 MBit/s zu rechnen. Somit müssten bei 100 Mitarbeitern 300 Mbit/s im Upload bei dem VPN Server ermöglicht werden, da dieser die Verbindungen für die User im Homeoffice bereitstellt.
Wenn dies von Seiten der Infrastruktur nicht möglich ist, müssen Alternativen erarbeitet werden. Zum Beispiel eine Übertragung OHNE VPN. Wir würden dann, wie im Fall 1, eine Website für Ihre Versammlung hosten und Zugänge für Ihre User bereitstellen. Verschiedene Sicherheits-Ausbaustufen stehen dafür zur Verfügung.
Es sollte somit im Vorfeld überlegt werden, mit welchem Traffic über den VPN Server zu rechnen ist und wie wir damit umgehen wollen.
Alle Mitarbeiter vor Ort z.b. in einem oder mehreren Gebäuden
In diesem Fall, haben wir eine ähnliche Situation, wie im Fall “VPN”. Würden wir hier mit unserem Partner www.livestream-server.de – also den DSGVO konformen Servern in Nürnberg – arbeiten, würden bei 100 Mitarbeitern, die in einem Gebäude sind, der Stream mit 3 Mbit/s dreimal angefordert werden. Somit müsste der Anschluss im Gebäude min. 300 Mbit/s betragen, damit jeder Mitarbeiter den Stream von diesem “externen Server” auf sein Endgerät geliefert bekommt.
Da dies aber in vielen Fällen auch wieder nicht zielführend ist, haben wir dafür folgende Lösungen etabliert:
Einsatz von Proxy Servern für Livestreams:
Proxy Server sind Server, die in einem Netzwerk z.B. als “Hardware” installiert werden. Sie übernehmen beispielsweise eine Aufgabe: Inhalte von “Extern” nach “Intern” verteilen.
Konkret würde im oben genannten Beispiel der Proxy Server folgende Aufgabe übernehmen: Der Server zieht sich nur 1x den Stream vom Server und stellt diesen Stream für die Mitarbeiter im internen Netz zur Verfügung. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Internetverbindung des Gebäudes wird geschont und nur 3 Mbit/s wird an externer Verbindung benötigt.
Allerdings ist ein schneller Netzwerkanschluss z.B. mit 4 Gbit im internen Netzwerk unseres Proxy Server zu empfehlen.
Mit dem Proxy Server können wir somit den Livestream in Gebäuden an viele Zuschauer gleichzeitig übertragen, ohne dass “großer” technischer Aufwand betrieben werden muss.
Peer 2 Peer Technik im Livestream:
Technisch noch interessanter als der “gute alte” Proxy-Server ist die Verteilung des Livestreams mit P2P Software.
Vorteil: Es ist kein Einbau eines Proxy Servers als Hardware im Gebäude notwendig. Dennoch erreicht man einen ähnlichen Erfolg bzw. eine Einsparung der Internetverbindung.
“Nachteil” bzw. technische Voraussetzung: Das Netzwerk muss den Zugang zu unserem Peer 2 Peer Server ermöglichen, damit sich alle Zuschauer sowohl als Downloader des Streams als auch als Uploader für die Kollegen aktiv werden. Dies kann die Sicherheitseinstellungen im Browser als auch in der Firewall betreffen.
Hinweis: Die Einrichtung benötigt ggf. mehr Abstimmung und Test als beim Proxy Server.
50 / 50 Mitarbeiter vor Ort, im Homeoffice oder von verschiedenen Standorten
Hier wird es spannend. Entweder die Verantwortlichen rechnen und kalkulieren genau oder wir stellen einfach zwei Varianten zur Verfügung. So haben wir das schon für viele Kunden realisiert. Ein Auswahlbutton auf einer externen Seite der Veranstaltung ermöglicht eine Übertragung des Livestream über “Intern” oder über “Extern”.
“Intern” bedeutet, dass wir die Lösung Proxy Server benutzen, “Extern” bedeutet, dass wir mit einen externen Livestream-Server arbeiten.
Somit versorgen wir beide Gruppen gut und dennoch reicht die vorhandene Verbindung aus.
Auch hier bietet die Peer to Peer Livestream Lösung eine spannende Alternative dar. Wir brauchen keinen “Schalter” für die User, bei denen gewählt werden muss, denn der Player, der den Stream abspielt, macht das selbst. Entweder erkennt der Player, dass jemand aus einem internen Netz zusieht, genauso wie einige Kollegen. Dann organisiert der Player seine Verbindungen selbst, wird zum Uploader bzw. Downloader von den Kollegen und spart somit Bandbreite. Der externe Zuschauer hingegen wird, weil kein zweiter Zuschauer in seinem Netzwerk ist, den Stream komplett vom externen Server beziehen.
Somit ist gerade für große Firmennetzwerke und mehrere Standorte die Lösung Peer 2 Peer im Livestream das neue “non plus Ultra”.
“Wer weiß das schon?” wo sich die Mitarbeiter aufhalten?
Wer nicht weiß, wo seine Mitarbeiter sind sollte sich ggf. grundsätzliche Gedanken machen – aber Spaß beiseite. Hier ist die Lösung Peer 2 Peer im Livestream die Lösung der Stunde. Wie im Punkt weiter oben beschrieben übernimmt die Verteilung der Livestream Player: Wer sitzt in welcher Gruppe wo? Egal ob 100 Leuten an einem Standort sind oder nur 5, solange eine mittelgute Verbindung am Standort anliegt, wir übertragen den Livestreams zuverlässig – und schonen die Bandbreite.
Livestream für Personalversammlungen – Alles ist möglich!
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass wir mit Ihnen zusammen und mit einer guten Planung, sowie einer überlegten Übertragung, alle Mitarbeiter – auch bei Online Versammlungen – zuverlässig erreichen können.
Neben den Überlegungen für die technische Übertragung sollten Sie sich – mit unserer Hilfe – auch immer folgende Fragen stellen:
• Wie wird eine Versammlung für die Zuschauer attraktiv?
• Gibt es Zuschaltenden von Speakern aus dem Homeoffice?
• Würden vorproduzierte Filme helfen, um bestimmte Themen verständlicher zu machen?
• Bringen verschiedene Bühnen / Orten / Vorträgen / Diskussionsrunden eine hohe Abwechslung in den Bildern, um die Aufmerksamkeit hoch zu halten?
• Können Bauchbinden und Grafiken im Stream helfen, um die Attraktivität zu steigern?
• Beteiligen sich die Zuschauer an einem Chat und stellen dort Fragen?
• Welche Elemente / Themen sollen wie angesprochen oder gezeigt werden?
• Soll ggf. eine Umfrage integriert werden, bei der Zuschauer unmittelbar mitbestimmen können?
• Braucht es eine anonyme und dennoch sichere Wahl?
Die Möglichkeiten der Beteiligung und Steigerung der Attraktivität im Livestream bei Versammlungen ist hoch. Die höhere Zahl der Zuschauer, im Vergleich zu “Vor-Ort-Veranstaltungen” spricht für sich.
Wir denken, dass auch nach 2021 und nach Corona und Pandemie Livestream von Personalversammlungen mehr als ein Thema sind: Sie sind eine Lösung für gute Kommunikation mit allen Mitarbeitern.
Lassen Sie sich von uns beraten. Rufen Sie uns an unter 089 41 41 453 10. Wir freuen uns, wenn wir eine Livestream Versammlung auf Ihre Anforderungen anbieten können. Und: Bisher haben wir noch für alle Kunden eine gute Lösung gefunden!
