Hybride Personalversammlungen sind der Trend 2024. Mitarbeiter profitieren von der flexiblen Teilnahmeregelung, Personalräte können die Erfolge ihrer Arbeit per Video präsentieren und das Unternehmen reduziert die Ausgaben für die Versammlung, da der Besprechungsraum im Firmengebäude ausreicht. Dennoch müssen vor einer hybriden Personalversammlung wichtige Fragen geklärt werden, bevor ein externer Dienstleister mit ins Boot geholt wird. Wir wollen in diesem Blogbeitrag unsere Erfahrungen bezüglich Personalversammlungen als Livestream teilen.
Wie ist eine live gestreamte Personalversammlung mit dem Grundsatz der Vertraulichkeit nach Art. 10 BayPVG und der Nicht-Öffentlichkeit der Personalversammlung nach Art. 48 BayPVG vereinbar?
Als technischer Dienstleister sind wir für die technische Umsetzung der hybriden Personalversammlung zuständig. Das bedeutet, wir sind keine “Öffentlichkeit”. Beauftragt uns ein Ministerium oder eine Behörde, sind wir automatisch an eine Vertraulichkeit gebunden. Dies haben wir auch in unseren AGBs so festgelegt. Zusätzlich können wir aber selbstverständlich auch eine separate Vereinbarung zur Schweigepflicht/Geheimhaltung mit unserem Auftraggeber vereinbaren. Dies ist also kein “Showstopper” für uns. Weiterhin sind Vereinbarungen zur Datenverarbeitung im Auftrag für uns üblich, sowie die von Ministerien üblichen “Scientology Erklärungen” oder vergleichbares.
Muss ich als Ministerium oder Behörde für Videoübertragungen ausschließlich die vorhandene Technik der Dienststelle nutzen?
Grundsätzlich nutzen wir gerne die vorhandene Technik soweit sinnvoll und effizient. So sind beispielsweise des Öfteren Ton- und Lautsprechertechnik vorhanden, die wir mit unserer Videotechnik kombinieren können. Auch über eine Zusammenarbeit mit internen Mitarbeitern des Ministeriums freuen wir uns immer. Die sogenannte Tonsumme wird dann an uns übergeben und der Live Producer kombiniert dies mit dem Videosignal zu einem Livestream. Der eingebaute Beamer und die Leinwand können für Videobeiträge sinnvoll genutzt werden. Weil aber in den meisten Ministerien und Behörden keine mobile Regie sowie Kameras vorhanden sind, kommen diese Geräte und Leistungen von uns. So kann das Ministerium sehr effizient und kostengünstig die Personalversammlung abhalten, kommt mit vorhandenen Räumen und Plätzen gut hin und spart Anreise und Zeit bei allen Beteiligten.
Kann ich als Ministerium den Übertragungskanal frei wählen?
Klar, auch beim Kanal für die Übertragung arbeiten wir immer mit den individuellen Ansprechpartnern des Auftraggebers zusammen und nutzen dort verfügbare Tools. Wir sind flexibel. Teilweise kommt Microsoft Teams Live Event als Übertragungskanal zum Einsatz oder Zoom, wenn das in der jeweiligen Organisation bei allen Mitarbeitern etabliert ist und funktioniert. Andere Kunden bekommen eine Livestream-Landingpage von uns erstellt, die mit einem Passwort oder individuellen Benutzerzugängen geschützt ist. Die Seiten lassen sich nach dem einmaligen Erstellen immer wieder für zukünftige Personalversammlungen nutzen. So fallen beispielsweise nur einmal die Programmierkosten an. Alles in allem sind wir also beim Übertragungskanal sehr flexibel und können sowohl die Anforderungen des Kunden erfüllen als auch die Vorgaben zum Datenschutz.
